Combustíveis > Contratos > Contrato

Descrição da Funcionalidade

Esta rotina tem como objetivo o registro, acompanhamento e controle completo de contratos operacionais firmados com agentes (clientes, fornecedores, operadores logísticos etc.) no sistema Mega.

Essa tela possibilita configurar e gerenciar as cláusulas contratuais referentes à prestação de serviços ou fornecimento de produtos, abrangendo desde a definição de volumes, valores, periodicidade, condições de pagamento, até a apuração de resultados, registro de observações e anexos documentais.

Por meio das abas disponíveis, o sistema garante total rastreabilidade, controle por período, definição de metas contratuais, associando inclusive documentos fiscais, pedidos e valores apurados mensalmente.

Principais Benefícios

• Centralização e controle completo de contratos firmados com agentes de negócio;
• Definição de metas contratuais em volumes e valores com flexibilidade de configuração;
• Gestão periódica da execução contratual, com controle por serviços e volumes apurados;
• Rastreabilidade com histórico de versões e vinculação com contratos anteriores;
• Aprovação formal de contratos via usuários previamente definidos (com ou sem herança por tipo de contrato);
• Anexação de documentos e arquivos complementares ao contrato;
• Personalização com campos adicionais e observações específicas por contrato ou cliente;
• Facilidade de integração com rotinas de pedidos, notas fiscais, apuração de perdas/ganhos e lançamentos orçamentários.

Cabeçalho do Contrato

O cabeçalho da tela reúne os dados principais do contrato. A seguir, os campos disponíveis:

• Filial: Unidade responsável pela execução do contrato;
• Cód. Contrato / Seq. Contrato: Número do contrato e sua sequência;
• Tipo de Contrato: Define a categoria contratual cadastrado em Combustíveis > Contratos > Cadastros > Tipo de Contrato
• Dt. Início Vigência / Dt. Término Vigência: Período de validade do contrato;
• Período Apuração: Frequência de apuração contratual (mensal, quinzenal, semanal, etc.);
• Dia Apuração: Dia fixo do mês para execução da apuração;
• Índice Financeiro: Referência de reajuste financeiro do contrato, se aplicável;
• Operação do Contrato: Classificação da operação (ex: venda, Compra) definida nos Tipos de Contrato;
• Perdas/Ganhos: Permite definir o critério de cálculo de perdas e ganhos (ex: com rateio, sem rateio);
• Agente: Cliente ou fornecedor vinculado ao contrato;
• Centro de Custo / Projeto: Indicadores gerenciais relacionados à operação;
• Representante / Equipe: Informações comerciais de quem atua sobre o contrato;
• Condição de Pagamento: Condição de Pagamento acordada no Contrato;
• Gerar nota fiscal/pedido para cada serviço: Se marcado, permite emissão individualizada de documentos por serviço;
• Consolidar Fechamento: Indica se o faturamento será feito de forma consolidada;
• Situação do Contrato: Define o status do contrato (ex: ativo, encerrado);
• Situação da Aprovação: Controle de aprovação do contrato no fluxo interno;
• Origem: Origem do contrato (manual, importado, sistema externo, etc.).

Aba Serviços

Esta aba é utilizada para o detalhamento dos serviços vinculados a um contrato específico. Cada linha representa um item de serviço que será apurado e, posteriormente, faturado ou controlado conforme os parâmetros definidos no cabeçalho do contrato.

Essa aba é fundamental para contratos de prestação de serviços recorrentes, como armazenagem, transporte, manuseio, movimentação de produtos, entre outros.

Campos Disponíveis

• Cód. Seq.: Número sequencial que identifica a ordem do serviço dentro do contrato;
• Cód. Produto / Cód. Alternativo: Identificação do serviço ou produto contratado, com seu código principal e código alternativo, se houver;
• Descrição do Produto: Nome técnico ou comercial do serviço incluído no contrato;
• Unid. Medida: Unidade de medição usada para apuração e cobrança do serviço (ex: L, M³, UN);
• Valor do Serviço: Valor unitário do serviço prestado, utilizado no cálculo da fatura ou nota fiscal;
• Valor Orçamento: Valor estimado do serviço para controle orçamentário, se aplicável;
• Tipo Apuração: Define a regra de cálculo para apuração do serviço (por quantidade, valor fixo, percentual, etc.);
• Produtos Específicos: Caso o serviço esteja atrelado a produtos específicos, estes são informados aqui;
• Cód. Fórmula: Fórmula customizada que pode ser usada para cálculo do valor do serviço (opcional);
• Aplicação: Finalidade operacional do serviço dentro do processo comercial ou logístico;
• Nat. Operação / Tipo Conta: Natureza fiscal e tipo de conta contábil a ser utilizada no momento do faturamento;
• Nome da Apuração: Identificação personalizada para o serviço no contexto da apuração periódica.

Finalidade da Aba

A aba Serviços define todos os itens que serão considerados na apuração contratual e futura emissão de documentos fiscais. Cada serviço pode ter condições distintas de medição, aplicação e faturamento.

A apuração dos serviços ocorre de acordo com o período de apuração definido no cabeçalho (mensal, semanal, etc.), utilizando as informações aqui cadastradas.

Ações Disponíveis

• Inserir: Adiciona um novo serviço ao contrato atual;
• Editar: Permite modificar os dados de um serviço já incluído (enquanto o contrato estiver em fase de elaboração);
• Excluir: Remove um serviço da listagem, se ainda não utilizado em apuração ou faturamento.

Aba Volumes

Esta aba permite o controle quantitativo dos produtos contratados, estabelecendo os limites mínimos e máximos, quantidades reservadas, empenhadas e realizadas ao longo da vigência contratual.

Esta aba é especialmente relevante para contratos de fornecimento ou recebimento de produtos com controle de volume, pois possibilita o acompanhamento das quantidades comprometidas e a gestão da disponibilidade de forma estruturada.

Campos Disponíveis

• Cód. Produto / Cód. Alternativo: Código interno e alternativo do produto vinculado ao volume contratado;
• Descrição do Produto: Nome técnico ou comercial do produto envolvido no contrato;
• Valor Unitário: Valor monetário por unidade do produto contratado (se aplicável);
• Qtde. Mínima: Quantidade mínima prevista para movimentação dentro da vigência do contrato;
• Qtde. Máxima: Quantidade máxima permitida para o produto no contrato;
• Qtd. Reservada: Quantidade do produto reservada para futura execução dentro do contrato;
• Qtd. Empenhada: Volume já comprometido com pedidos, notas ou movimentações vinculadas ao contrato;
• Qtd. Realizada: Quantidade já efetivamente realizada (movimentada);
• Qtd. Devolvida: Quantidade do produto devolvida, quando aplicável;
• Qtd. Disponível: Saldo restante entre o volume máximo e os volumes já utilizados (empenhados ou realizados);
• Data Inclusão: Data em que a linha foi inserida no contrato (não exibida na imagem, mas geralmente presente em interfaces similares).

Ações Disponíveis

• Inserir: Adiciona um novo produto com controle de volume ao contrato;
• Editar: Permite alterar valores e quantidades de produtos já cadastrados (enquanto o contrato estiver em edição);
• Apagar: Remove uma linha de volume, se ainda não houver movimentações vinculadas.

Aba Períodos

Esta aba exibe e registra o histórico dos períodos de apuração executados para o contrato. Cada linha representa um ciclo de apuração, conforme definido no cabeçalho do contrato (mensal, quinzenal, etc.), e serve como base para associar documentos fiscais, pedidos de compra, lançamentos orçamentários e apurações realizadas.

Esta aba é preenchida automaticamente conforme as apurações são executadas via rotina própria de apuração de contratos.

Campos Disponíveis

• Cód. Período: Identificador sequencial do período de apuração;

• Data Encerramento: Data de término do período específico de apuração;

• Adicional: Indica se o período é complementar (S/N);

• Situação: Status atual do período (ex: em elaboração, encerrado);

• Data Inclusão / Alteração: Datas de criação e modificação do período;

• Usuário Inclusão / Alteração: Usuário responsável pelas ações no período;

• Qtd. Exec. Apuração: Quantidade de vezes que o período foi processado.

Sub-Abas 

Ao selecionar um período, são disponibilizadas diversas sub-abas com informações específicas:

Notas Fiscais do Período

• Exibe as notas fiscais emitidas como resultado da apuração do contrato no período selecionado;

• Inclui dados como número da nota, data de emissão, valor total, situação e tipo de documento.

Pedidos de Compras do Período

• Relaciona os pedidos de compra gerados ou vinculados à execução do contrato no período;

• Exibe número do pedido, processo, valor, situação e agente relacionado.

Apurações do Período

• Lista os registros de apuração executados, com quantidade apurada, valor unitário, valor total, abatimentos e serviço associado;

• Também apresenta os dados do agente e identificação do serviço.

Lançamentos Orçamentários

• Mostra os registros contábeis/orçamentários realizados durante o período de apuração;

• Campos como tipo de lançamento, período (ano/mês), valores de débito/crédito e descrição do período são apresentados.

Arquivos Anexos

• Permite anexar documentos relacionados ao período (ex: comprovantes, relatórios, arquivos auxiliares);

• Campos de descrição, nome do arquivo, nome do usuário e sequência são exibidos.

Log Reserva Orçamentária

• Registra as movimentações e interações com reservas orçamentárias vinculadas à execução do contrato naquele período.

Aba Campos

Esta aba permite a definição de valores customizados associados ao contrato, por meio do uso de campos adicionais previamente parametrizados no sistema.

Seções Disponíveis

• Campo: Exibe o nome ou identificador do campo adicional disponível no sistema;
• Por Cliente: Quando marcado, é possível definir valores com base no cliente (agente) vinculado à execução do contrato;
• Valor Padrão do Campo: Espaço onde é possível registrar o valor fixo para aquele campo no contexto do contrato atual.

Aba Observações

Esta aba permite o registro de comentários livres e anotações relevantes sobre o contrato. Essas observações não impactam diretamente o processamento das rotinas do sistema, mas são importantes como fonte documental, orientação para usuários ou registro de tratativas específicas.

É possível manter um histórico textual por meio de diferentes linhas com numeração sequencial, organizando melhor as informações vinculadas ao contrato.

Campos Disponíveis

• Seq.: Número sequencial do registro de observação, utilizado para organização e ordenação das linhas de comentário;

• Observação: Campo de texto onde a informação é registrada. Pode conter instruções operacionais, justificativas, pendências ou qualquer conteúdo adicional considerado necessário.

Ações Disponíveis

• Inserir: Cria uma nova linha de observação;
• Apagar: Remove uma observação selecionada;

Aba Aprovadores

Esta aba é utilizada para definir os usuários responsáveis pela aprovação do contrato. O sistema permite a configuração de aprovadores específicos por contrato ou a aplicação automática de aprovadores herdados do Tipo de Contrato previamente parametrizado.

O processo de aprovação é essencial para garantir o controle formal da liberação de contratos, assegurando a conformidade com políticas internas e segregação de responsabilidades.

Seções da Aba

Lista de Aprovadores do Contrato

• Usuário: Código do usuário habilitado para aprovar este contrato específico;

• Nome do Usuário: Nome completo do usuário registrado no sistema.

É possível adicionar diversos aprovadores manuais para um único contrato, garantindo múltiplas camadas de validação.

Aprovadores Definidos no Tipo do Contrato

Essa seção exibe os aprovadores que já estão previamente cadastrados no cadastro do Tipo de Contrato. 

• Essa lista é apenas para consulta e não pode ser alterada diretamente nesta tela;

• Alterações devem ser feitas no cadastro do tipo de contrato, via menu específico de parametrização.

Ações Disponíveis

• Inserir: Adiciona um novo usuário como aprovador para este contrato específico;

• Apagar: Remove um usuário previamente incluído como aprovador (exceto os herdados do tipo de contrato);

Aba Arquivos Anexos

Esta aba permite associar documentos digitais ao contrato, servindo como repositório para arquivos complementares à negociação formalizada. Essa funcionalidade é especialmente útil para manter centralizados os registros de documentos que não estão estruturados diretamente nos campos do sistema.

São exemplos de documentos frequentemente anexados: contratos assinados em PDF, termos aditivos, planilhas de negociação, escopos técnicos, trocas de e-mail, pareceres jurídicos, entre outros.

Campos Disponíveis

• Descrição: Campo para inserir uma breve explicação sobre o conteúdo do arquivo anexado;

• Nome do Arquivo: Nome original do arquivo carregado pelo usuário;

• Nome do Usuário: Identificação do usuário que realizou o upload do arquivo;

• Sequência: Número sequencial que organiza os anexos inseridos.

Ações Disponíveis

• Carregar Arquivo: Permite fazer o upload de um novo arquivo do computador do usuário;

• Exportar Arquivo: Faz o download do anexo selecionado para o ambiente local do usuário;

• Abrir Arquivo: Exibe o conteúdo do anexo (caso o tipo de arquivo seja suportado pelo visualizador);

• Inserir: Cria uma nova linha de anexo para preenchimento manual;

• Apagar: Exclui o anexo selecionado.

Aba Contratos Anteriores

Esta aba tem como finalidade registrar o vínculo histórico entre o contrato atual e contratos firmados anteriormente com o mesmo agente ou objeto. Essa rastreabilidade é útil para fins de controle, auditoria, renovação ou continuidade contratual.

Campos Disponíveis

• Ordem do Vínculo: Sequência lógica que determina a ordem de relacionamento entre os contratos vinculados;

• Cód. Contrato: Código do contrato anterior referenciado;

• Data Início / Data Término: Período de vigência do contrato anterior;

• Tipo de Contrato: Código do tipo de contrato anterior vinculado;

• Descrição do Tipo de Contrato: Nome do tipo de contrato referenciado (ex: Armazenagem, Transporte, Fornecimento);

• Tipo de Operação: Operação contratual associada (ex: Venda, Compra, Terceirização);

• Cód. Sequencial: Número sequencial de controle do contrato anterior dentro do sistema.

Ações Disponíveis

• Inserir: Permite inserir um novo contrato;
• Editar: Permite alterar os dados de um contrato ainda não aprovado ou fechado;
• Excluir: Remove um contrato ou serviço (desde que ainda não utilizado);
• Confirmar: Salva os dados inseridos ou modificados;
• Cancelar: Descarta alterações não confirmadas.